Privacy Statement
AVG Privacy Statement Vallenduuk Transport Advocaten
1. Inleiding
De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Vallenduuk Advocaten B.V. en de vennootschap naar Pools recht Vallenduuk Plutyński Kancelaria Prawna Spółka Komandytowa (hierna samen: “Vallenduuk”) verwerken persoonsgegevens.Vallenduuk vindt het belangrijk dat deze verwerking op een rechtmatige, behoorlijke, veilige en transparante wijze kan plaatsvinden. Persoonsgegevens worden door Vallenduuk verwerkt in overeenstemming met de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens: de Algemene Verordening Gegevensbescherming / AVG (hierna: “de AVG”). De AVG is vanaf 25 mei 2018 van toepassing en vervangt de tot dan toe geldende Wet Bescherming Persoonsgegevens. In dit privacy statement zal worden uitgelegd welke gegevens door Vallenduuk worden verwerkt en met welk doel de gegevens worden verwerkt. Tevens wordt uitgelegd welke rechten betrokkenen hebben en hoe deze rechten kunnen worden uitgeoefend. Dit privacy statement geldt voor de gehele organisatie en alle processen en onderdelen van Vallenduuk. Voor vragen over dit privacy statement en/of over de persoonsgegevens die door Vallenduuk worden verwerkt kunt u contact met ons opnemen via info@vallenduuk.nl
2. Begrippenlijst
In dit privacy statement wordt aan de volgende begrippen de navolgende betekenis gegeven:
Betrokkene: Betrokkene in de zin van de AVG: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie de gegevens betrekking hebben.
Vallenduuk: Vallenduuk Advocaten B.V., gevestigd te (2023 SD) Haarlem, Nederland, aan het Sint Jorisveld 10, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34124562 en Vallenduuk Plutyński Kancelaria Prawna Spółka Komandytowa, gevestigd te (00-013) Warschau, Polen aan de Ulica Jasna 1 unit 328, ingeschreven in het handelsregister van * onder nummer 0000534782.
Persoonsgegevens: Persoonsgegevens in de zin van de AVG: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele, of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Strafrechtelijke persoonsgegevens: Strafrechtelijke persoonsgegevens in de zin van de AVG: alle informatie betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen, alsmede persoons-gegevens betreffende een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag. Deze persoonsgegevens vallen onder de categorie gevoelige gegevens in de zin van de AVG.
Verwerkingsverantwoordelijke: Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een andere orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen. In dit AVG Privacy statement wordt onder de verwerkingsverantwoordelijke Vallenduuk verstaan.
Verwerker: Verwerker in de zin van de AVG: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoons-gegevens verwerkt.
Verwerking: Verwerking in de zin van de AVG: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
3. Betrokkenen:
Vallenduuk verwerkt de persoonsgegevens van:
cliënten en hun vertegenwoordigers;
potentiële cliënten en hun vertegenwoordigers;
iedereen die interesse toont in Vallenduuk of haar diensten, waaronder begrepen - doch niet uitsluitend - de gebruikers van het contactformulier op de website www.vallenduuk.nl of www.vallenduuk.pl, alsook de gebruikers van het contactformulier op www.rijbewijsingenomen.nl;
gebruikers die via het contactformulier op de website www.inloopspreekuuradvocaat.nl aangeven in contact te willen komen met Vallenduuk;
betrokkenen die zich hebben aangemeld voor de nieuwsbrief van Vallenduuk,
samenwerkingspartners;
medewerkers;
betrokkenen via social media kanalen
eenieder die op enigerlei wijze (schriftelijk/digitaal) contact zoekt met Vallenduuk.
4. Welke persoonsgegevens
Vallenduuk verwerkt persoonsgegevens die door betrokkenen direct of indirect aan Vallenduuk worden verstrekt. Persoonsgegevens die direct aan Vallenduuk worden verstrekt zijn bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en bankgegevens. Indirect worden gegevens opgeslagen indien een betrokkene gebruik maakt van websites van of gelieerd aan Vallenduuk. Voorbeelden van gegevens die indirect aan Valllenduuk worden verstrekt zijn bijvoorbeeld IP-adressen, functionele, analytische en tracking cookies.Vallenduuk zal specifiek vragen om cookies te mogen gebruiken, indien zij daartoe wettelijk verplicht is. Indien op de website(s) van Vallenduuk gebruik wordt gemaakt van hyperlinks, is Vallenduuk niet verantwoordelijk voor de (inhoud en het beschermingsniveau van de) websites waarnaar deze hyperlinks verwijzen. Dat geldt ook voor websites die (ongevraagd) informatie over Vallenduuk vermelden.
5. Bevoegdheid tot verwerking persoonsgegevens
Vallenduuk is bevoegd tot het verwerken van persoonsgegevens indien:
Vallenduuk toestemming heeft van de betrokkene;
De verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen Vallenduuk en de betrokkene;
Vallenduuk wettelijk verplicht is de gegevens te verwerken;
Vallenduuk een gerechtvaardigd belang heeft bij de verwerking van de persoonsgegevens.
6. Doel verwerking en bewaartermijn
Doel van de verwerking:
Gegevens van de betrokkene die aan Vallenduuk worden verstrekt ten behoeve van haar dienstverlening;
Verlenen van juridische diensten / uitvoeren van de overeenkomst;
Opnemen en onderhouden van contact;
Administratieve doeleinden;
Nakomen van onze wettelijke verplichtingen;
Bijhouden van ons cliëntenbestand;
Van oud-cliënten worden de identificatiegegevens bewaard om een eventuele belangenverstrengeling te voorkomen;
Verbeteren en analyseren van onze dienstverlening.
Soort gegevens:
Gegevens die we van andere partijen ontvangen;
Verlenen van juridische diensten / uitvoeren van de overeenkomst;
Nakomen van onze wettelijke verplichtingen;
Bijvoorbeeld: gegevens van het Openbaar Ministerie (zoals justitiële documentatie), gegevens van de Kamer van Koophandel e.d.;
Bijvoorbeeld: gegevens die we ontvangen van bedrijven aan wie u toestemming heeft gegeven om gegevens te delen (zoals Transport in Nood, A1 Automotive, Info Instruments, Smarttacho, Roadsoft).
Mailinglijst met e-mailadressen:
Verzenden van de nieuwsbrief, aankondigingen van seminars en overige evenementen;
NB. Verwerking voor dit doel vindt enkel plaats als de betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven.
Gegevens van personen die het contactformulier invullen via de website:
Opnemen- en onderhouden van contact;
Verlenen van juridische diensten / uitvoeren van de overeenkomst;
Administratieve doeleinden;
Bijhouden van ons cliëntenbestand;
Verbeteren en analyseren van onze dienstverlening.
IP-adressen van bezoekers aan de websites:
Verbeteren en analyseren van onze dienstverlening;
Marketingonderzoek.
Cookies:
Een cookie is een kleine hoeveelheid data dat automatisch wordt opgeslagen indien een betrokkene de website(s) van Vallenduuk bezoekt. Vallenduuk gebruikt cookies niet om betrokkenen te identificeren, maar om de bezoekerservaringen bij te houden en te verbeteren.
Personeelsgegevens (intern):
Uitvoeren van de arbeidsovereenkomst;
Administratieve doeleinden/bijhouden personeelsdossier;
Nakoming wettelijke verplichtingen.
Bewaartermijn:
De door Vallenduuk verwerkte persoonsgegevens worden bewaard zolang deze noodzakelijk zijn voor de in dit artikel genoemde verwerkingsdoeleinden en niet langer dan wettelijk is toegestaan;
Bijvoorbeeld: als u een contactformulier invult op onze website of ons een e-mail stuurt, worden deze gegevens door ons bewaard om contact met u op te nemen en/of te reageren op uw verzoek. Deze gegevens worden na het contact bewaard en worden verwijderd indien geen (aanvullende) dienstverlening aan u geboden wordt. U kunt u ieder geval ten alle tijden verzoeken uw gegevens te verwijderen. Wij kunnen hier alleen aan voldoen als wij geen wettelijke verplichting hebben om de gegevens te bewaren;
Sollicitatiegegevens worden uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de betrokkene toestemming heeft gegeven om de gegevens langer te bewaren omdat er mogelijk op een later tijdstip een passende functie beschikbaar is. Alsdan worden de gegevens maximaal 3 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaard.
In aanvulling op het vorenstaande worden administratieve gegevens waarop een fiscale bewaarplicht rust op grond van de wettelijke plicht zeven jaar bewaard.
7. Verwerking strafrechtelijke persoonsgegevens
Voorts worden strafrechtelijke persoonsgegevens verwerkt door Vallenduuk indien en voor zover dit noodzakelijk is voor haar juridische dienstverlening. Dit zal onder meer het geval zijn indien Vallenduuk in een strafrechtelijke procedure een verdachte, een slachtoffer of derde partij bijstaat.
8. Beveiliging
Vallenduuk is toegewijd aan het respecteren en beschermen van uw privacy en de veiligheid van persoonsgegevens. Vallenduuk treft technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens op een passende wijze te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking of verlies. De omvang van de getroffen maatregelen staan in een redelijke verhouding tot de risico’s van de verwerking en de aard van de gegevens en voor zover dit met de actuele stand van de techniek met evenredige inspanning en tegen redelijke kosten mogelijk is.
9. Toegang tot persoonsgegevens
Als uitgangspunt geldt dat niemand toegang heeft tot de persoonsgegevens die Vallenduuk verwerkt, tenzij:
Vallenduuk hiervoor zelf toestemming heeft gegeven;
Vallenduuk op grond van de geldende wet- en regelgeving verplicht is (of wordt) de gegevens te verstrekken
Binnen Vallenduuk hebben alleen personen toegang tot uw persoonsgegevens die deze, gelet op hun functie, nodig hebben en daartoe bevoegd zijn. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht of een afgeleide geheimhoudingsplicht.
10. Verstrekking persoonsgegevens aan derden
In beginsel deelt Vallenduuk uw persoonsgegevens niet met anderen. Dat doet Vallenduuk alleen als er een goede reden of verplichting voor is.
Uw persoonsgegevens kunnen tussen de diverse onderdelen van Vallenduuk worden uitgewisseld. Bijvoorbeeld omdat u dat van Vallenduuk vraagt of omdat u ook gebruikmaakt van de dienstverlening bij een ander onderdeel van de onderneming, zoals de vestiging in Polen / Nederland. Of samenwerkingspartners in andere Europese landen.
Uw persoonsgegevens worden aan derden doorgegeven als Vallenduuk daartoe wettelijk verplicht is. Bijvoorbeeld aan (Europese) toezichthouders, de belastingdienst of politie en justitie.
Daarnaast is het soms nodig om uw persoonsgegevens met derden te delen, omdat Vallenduuk een overeenkomst met u moet uitvoeren of een andere dienstverlener inzet.
Soms schakelt Vallenduuk andere partijen/zakelijke partners in die in opdracht van Vallenduuk persoonsgegevens verwerken (oftewel ‘verwerkers’). Deze partijen moeten eerst door Vallenduuk voldoende betrouwbaar worden geacht. Deze partijen worden alleen ingeschakeld als dit past bij het verwerkingsdoel waarvoor we uw persoonsgegevens hebben verwerkt. Daarnaast krijgt deze andere partij alleen onze opdracht als hij bepaalde afspraken met ons maakt en aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen.
Als Vallenduuk uw gegevens aan partijen doorgeeft buiten de Europese Unie, neemt Vallenduuk extra maatregelen om uw gegevens te beschermen. Niet in alle landen buiten de Europese Unie gelden dezelfde regels om uw gegevens te beschermen zoals dat binnen Europa verplicht is. Gebruiken we derde partijen buiten de EU? En biedt het land waar deze partij zich bevindt volgens de Europese Commissie onvoldoende bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens? Dan geeft Vallenduuk alleen persoonsgegevens door als er andere passende waarborgen zijn, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde contractuele afspraken of op basis van het ‘Privacy Shield’ (Verenigde Staten). In alle andere gevallen vraagt Vallenduuk altijd om uw toestemming.
11. Gebruik social media
Op de website(s) van Vallenduuk zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, Linkedin of Facebook. Vallenduuk houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.
12. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben de volgende rechten:
recht op informatie over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt en waarom;
recht op inzage in de door Vallenduuk van de betrokkene verzamelde gegevens;
recht op rectificatie indien de persoonsgegevens die Vallenduuk heeft verzameld onjuist zijn;
recht op verwijdering van gegevens, bijvoorbeeld wanneer de verwerking onrechtmatig is, en in het verlengde daarvan het recht om vergeten te worden;
recht op beperking van de gegevensverwerking waardoor betrokkenen de mogelijkheid hebben om Vallenduuk te verzoeken om de verwerking van hun persoonsgegevens tijdelijk ‘stil te laten zetten’;
recht op verzet tegen de gegevensverwerking op grond waarvan de betrokkene onder omstandigheden bezwaar kan maken tegen (verdere) verwerking van zijn persoonsgegevens;
recht op overdraagbaarheid van de gegevens die de betrokkene aan Vallenduuk heeft verstrekt. De kopie wordt in een gestructureerde gangbare vorm verstrekt;
recht om op ieder moment een gegeven toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens in te trekken.
Indien een betrokkene een beroep wil doen op één en/of meer van de voornoemde rechten, kan dit schriftelijk door een e-mail te zenden naar info@vallenduuk.nl Binnen vier weken na verzending van deze e-mail, zal de betrokkene een reactie van Vallenduuk ontvangen.
Een betrokkene heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in het geval zij van mening is dat zijn of haar persoonsgegevens door Vallenduuk in strijd met de geldende wet- en regelgeving worden verwerkt.
13. Wijzigingen, feedback en klachten
Vallenduuk is gerechtigd dit privacy statement van tijd tot tijd te wijzigen. Wijzigingen in dit privacy statement zullen worden gecommuniceerd via de website van Vallenduuk, maar Vallenduuk raadt het betrokkenen ook aan om regelmatig dit privacy statement te raadplegen. Dit privacy statement is laatstelijk aangepast op 25 mei 2018.
Eventuele vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement kunt u richten aan info@vallenduuk.nl met als onderwerp “privacy statement”. Ook voor het uitoefenen van uw rechten zoals bedoeld in artikel 11 van dit privacy statement, kunt u een e-mail richten aan dit e-mailadres.
Een klacht over dit privacy statement of de verwerking van persoonsgegevens door Vallenduuk, kunt u richten aan info@vallenduuk.nl met als onderwerp “klacht privacy”.